「あえて歩かせる」でコミュニケーション活性化。イノベーションを生み出すオフィスの仕掛けとは？

【PR】米グーグルやアップルで、リモート勤務からオフィスとリモートによるハイブリッドワークへの移行が、2022年4月に行われました。なぜ今、改めてオフィスワークの重要性が見直されているのでしょうか？

「イノベーションというのは一人で生み出せるものではないので、社内、あるいは社外の人たちと知識をぶつけ合う場が必要になってきます」

企業の課題を解決する空間づくりのヒントが散りばめられたコクヨ東北販売株式会社の「ライブオフィス」。その設計を手掛けてきたコクヨ東北販売株式会社設計部の山崎拓哉さんは、オフィスは『場』としての価値を高めることが重要になってきていると話します。

コクヨ東北販売では、イノベーションを生み出すオフィスの空間づくりに力を入れてきました。そこには、イノベーションの下地となるコミュニケーションを活性化するための仕掛けがありました。

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◆違う組織の者同士が、場を共有することで新たな価値を創出

4階、5階、8階の3階層に分かれているコクヨ東北販売のライブオフィス。5階のフロアには、グループ企業であるコクヨ株式会社の「ファニチャー事業本部　エンジニアリング事業部」（以下、E本部）が同居しています。これまで最低限の交流しかなかった別組織同士の同居は、お互いの存在価値を高めるように企画されたものです。　

設計を担当した山崎さんは、E本部の存在がコクヨ東北販売にとって新しい価値を生み出すイノベーションのきっかけになっていると話します。

「E本部のみなさんは建材に特化した部門です。私たちとは違う商材やサービスを持っていて、いろいろな業者さんとお付き合いしているので、私たちでは思いつかないアイデアがフッと出てくるんですよね。小さいことですが、こういうことがイノベーションにつながってきていると感じます」

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◆「マグネット」を散りばめることで階層を越えたコミュニケーションを活性化

コクヨ東北販売のライブオフィスでは、なぜ階層も違う別の組織同士で、知識の掛け合わせが可能になっているのでしょうか？そこには、普段のコミュニケーションを活性化させる空間づくりの仕掛けがあると、山崎さんは話します。その仕掛けの一つが「マグネット効果」を利用したレイアウトです。

「例えば、提案に必要なカタログが4階にしかなかったり、内装やインテリアを考える際に必要な素材サンプルが8階にしかなかったりと、必要に駆られてそこに行かなければいけないという、あえて歩かせる状況を作ることで、そこに行った者同士のコミュニケーション、あるいは、行く途中で面白そうなことをやっている社員に声をかける、みたいなコミュニケーションが生まれる状況を作り出しています」

E本部の相談カウンターは5階、共用文具スペースは4階、お菓子販売コーナーは8階にあるなど、こうした「マグネット」が散りばめられていることで、社員の一日の行動は一つの場所だけで完結しないようになっています。

「ある種の不便さや居心地の悪さを逆手に取るというのは、よく使う手法です」と、山崎さん。マグネットに加えて、オフィス内の動線を複雑にすることでも、コミュニケーションの活性化が図れるといいます。

コクヨ東北販売のオフィスでは、こうした仕掛けにより、社員同士のコミュニケーションが生まれ、スキルやノウハウなどの共有につながっているのです。

【お菓子販売コーナーというマグネットがあることで、その動線でコミュニケーションが生まれる】

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◆部門長同士のコミュニケーションを活性化する「洞窟と中庭」

イノベーションを生み出すには、社内においても、部門間を横断した情報共有や連携が必要になります。そのためには、部門長同士のコミュニケーション活性化が重要です。これを実現するために、コクヨ東北販売の4階フロアでは、部門長が半円の内側に座るようにレイアウトされています。

「これは、集中とコミュニケーションを同時に実現する『ケイブ・アンド・コート（洞窟と中庭）』という考え方を用いたレイアウトです。普段は部門長が違う方向を向いてそれぞれの仕事に集中しつつ、課題が浮かび上がったときにくるっと後ろを振り返り、すぐに打ち合わせができるようになっています」

部門長が近くに集まっているので、一人の部門長がメンバーとやり取りしている時に別の部門長も話に混ざってくる、そんな様子も見られるといいます。こうしたコミュニケーションが、違う部門同士の横の連携につながっているのではないかと、山崎さんはいいます。

「各部門が島になって、その窓際に一人ずつ部門長がいるレイアウトだと、こういうコミュニケーションは生まれ難いですし、自分たちの部門だけが良くなればいいということにもなりかねません。部門長それぞれが会社全体をよくするためにどうすればいいか、課題をすぐに共有して改善する、そういう場として上手くコミュニケーションが生まれていると思います」

◆コロナ禍でできた「オフィスの余白」をイノベーションのきっかけに

「イノベーションは一人で生み出せるものではありません。社外の方から知識を得て新しいものにつなげる『オープンイノベーション』、社員同士の知識をぶつけ合って新しいものを生み出す『クローズドイノベーション』。それらを誘発させる場が必要になってくるんだと思います」

今、在宅勤務やテレワークが普及しはじめ、オフィスの価値が問い直され始めています。山崎さんは、これからの時代のオフィスは、効率を追い求めるだけではない「場」としての価値が重要になってくると指摘します。

「これまでのオフィスは、平米当たりのコストを考えて、例えば、8人のデスクをレイアウトしようと思った時には、4対4で向かい合って机をレイアウトすることが普通でした。しかしこれだと、通りがかりの人は角に座っていない人には声をかけづらいんです。今は出社制限などでオフィスに余裕が生まれ始めています。それなら、8人を4人ずつの島にして間に動線を作ると、全ての人が角に座る形になり、コミュニケーションが生まれやすくなります」

レイアウトのひと工夫だけでも人の行動が変わり、そこに新しい価値が生まれる可能性もあります。コロナ禍でできたオフィスの余白が、企業の未来を変えるきっかけになるかもしれません。

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【「働く場」の課題を解決するオフィスづくりのヒントが見つかる、コクヨ東北販売の「ライブオフィス」見学へ】

コクヨ東北販売のオフィスづくりは、実際に社員が働く場を見学できる「ライブオフィス」で体感することが出来ます。社員間のコミュニケーションだけではなく、企業のあらゆる課題を解決する空間づくりのヒントが散りばめられています。