書類の山が当たり前だった時代からペーパーレス化実現。なぜオフィスづくりで社員の意識が変わったのか?

【PR】ナチュラルな色合いでまとめたフリーアドレスの執務スペース。誰でも自由な使い方ができるラウンジスペース。JR東日本ビルテック仙台支店のオフィスは、「おしゃれ」「柔軟性に富む」「時代に合っている」という形容詞が頭に浮かぶ、開放的なオフィスです。

しかしこのようにリニューアルする前は、固定席に書類の山が積み重なり空間を圧迫する、昔ながらのオフィスでした。

「机の上にものがあることで満足感があったんですよ(笑)」

仙台支店の支店長佐藤敏夫さんは、すべての書類を電子化した現状から、当時を振り返ります。

書類が山積みになっていることが当たり前。

そんなオフィスでなぜ、ペーパーレス化が実現したのでしょうか?そこには、社員の行動と意識を変えた空間づくりがありました。

▲左から、JR東日本ビルテック仙台支店のオフィスリニューアルを進めてきた仙台支店支店長の佐藤敏夫さん、同支店の企画課副課長の熊谷圭介さん、郡山事業センター所長の安田典生さん(※役職は取材時2022年6月30日当時)

◆「書類の山が当たり前」!?進まなかったペーパーレス化

駅や駅ビルを始めとした建物の維持管理等を通じて、安全・快適な空間を提供している「JR東日本ビルテック株式会社」。同社では「変革」をキーワードに、社員の働きがいや新しい価値を創出する改革に努めてきました。そんな改革のひとつとして全社的に取り組んできたのが、オフィスリニューアルです。

仙台支店でもオフィスリニューアルのプロジェクトが発足。空間づくりで企業の課題を解決する「コクヨ東北販売株式会社」の支援を受け、新しいオフィスづくりを進めてきました。

▲リニューアル後のビルテック仙台支店のオフィス。開放的な空間に生まれ変わった。

佐藤支店長の号令のもと、プロジェクトを担当したビルテック仙台支店の安田典生さんと熊谷圭介さん。社員が働く現場を見学・体験できるコクヨ東北販売のライブオフィスを始め、いくつかの企業のオフィスを見学して印象的だったのが「机の上にものがなくて、きれいだった」ことと、口をそろえて言います。リニューアル前のビルテックのオフィスでは、各社員の机に紙の書類が積み重なり山になっていました。

▲リニューアル前のビルテック仙台支店の様子。机に書類が積み重なっていた。

「捨てられない風土だったんですよね。捨てるのが惜しいみたいな。机の上にものがあることで満足感があったんですよ(笑)。机の上にものがない人がいると、あいつ仕事してないなと、そう思っていたんです」。佐藤支店長はリニューアル前のオフィスの様子をそう振り返ります。

ビルテック仙台支店では、オフィスリニューアル以前からペーパーレス化の流れは意識されていたといいます。しかし、どうしても紙の削減には至りませんでした。

「書類が積み上がっていて、なんでも手の届く位置にある自分の事務所が一番仕事がしやすいと思っていました。多少不便でも、慣れた環境が楽だったんです。今思えば、変化することに抵抗感がありました」。そう話す熊谷さんの他にも、働き方の変化を望まない声は少なくなかったそうです。

◆空間づくりが社員の行動を変えた。ペーパーレス化を実現に導いたフリーアドレス制

そんな時代から一転。現在、ビルテック仙台支店では、書類は全て電子化され、オフィスには必要最低限の紙しかなくなっています。机の上が書類の山だった環境から、ペーパーレス化という変化はどうやって可能になったのでしょうか?

▲リニューアル後のオフィスの様子。必要最低限の書類だけ持ち歩く執務スタイルへ変化した。

「固定席から、自由に席を選べるフリーアドレス制にして、個人の持ち物はロッカーに預けるようにしました。毎日仕事が終わったら机の上は片付けなくてはいけない。紙を置く場所がなくなったことで、だったらどうしようと考えて整理するようになりました」と、熊谷さん。空間が変わったことで、自然とみんなの行動が変わったと言います。

安田所長はリニューアル前を思い出し、「書類を探すのにも、あの山の真ん中らへんかな?みたいなことをしていた」と苦笑いします。

ビルテック仙台支店では、全てが電子化されたことで、必要な書類が探しやすくなり、無駄な時間が削減されました。「仕事の生産性も向上している」と、佐藤支店長も実感を込めて話します。

「机の上にものがない人が仕事をしていないって、違うんですね。逆にしっかりと仕事をされている。自分の意識が非常に足りなかったというのを、今痛感するんです」


◆部門ごとの「島」で醸成されていたナワバリ意識も解消。チームとして会社が一丸に

フリーアドレスによって、社内のコミュニケーションも一変しました。以前は、部門ごとに島になって働くスタイルだったビルテック仙台支店。各部門の中でのコミュニケーションは密でしたが、それぞれにナワバリ意識のようなものがあった、と熊谷さんはリニューアル前の様子を振り返ります。

「以前は、他の部門の人との距離が遠くて、話す機会がなかった。他の部門の人が自分の部門に話に来たりすると、ナワバリ意識のようなものなのか『何しに来たんだ?』みたいな感じで話が始まっていました。それが今は、話したい人の隣りに座って気軽に打ち合わせができるようになっています」

フリーアドレスに加えて、通路をあえて複雑にすることで人と人が出会う確率を高めたレイアウト、さまざまな用途で利用できるラウンジスペースやソファ席、アクリル板を廃するための席の距離や換気の工夫など、ビルテック仙台支店のオフィスには、コミュニケーションを生み出す仕掛けがちりばめられています。

オフィスを見渡すと、日常的な会話の延長で業務の情報共有を行い、そのままラウンジスペースに移動して話し込む社員の様子が見られました。こうした流動的なコミュニケーションが、ビルテック仙台支店のオフィスでは次々と生まれています。

▲事務所のあちこちで、絶えずコミュニケーションが生まれている。

安田所長も、社内コミュニケーションの垣根が取り払われたことを実感していると言います。

「ちょっとしたことでも声をかけて、場合によっては関係者が集まって、即席でパッと話ができるようになりました。以前は席が固定されていたので、話しかけようと思っても、隣の人がいると『じゃあ会議室で』となっていた。そのハードルがぐんと下がりましたね」

同じ会社でも部門が違うと何をやっているのかわかりにくかったリニューアル前。しかし今は、「あの部門は今こういうことをやっていて、こういうところが大変なんだな」ということが、わざわざ話しに行かなくても、自然と耳に入ってくるようになったとも。

「今では、周りでざわざわしていると気が付くので、『僕たちも関係するかもしれないから一緒に現場へ行きますか?』みたいな一声が、すごく出やすくなりましたよね」と話します。

「以前は、自部門担当の仕事だけに集中して、『他は他』という感覚もあった」と話すのは熊谷さん。といいます。快適な空間を提供するためには、各部門が適切に動かなくてはいけない建物の維持管理。それぞれの部門が密に連携して、より高い価値を生み出すことが可能になっています。

▲会議室ではなくラウンジスペースで行われたオープンな打ち合わせ。

◆変わったのはオフィス以上に「社員の意識」。変化を恐れない組織へ

「『コロナ禍前にリニューアルしていて本当に良かったよね。以前のままだったらどうやって仕事したら良いのかわからなかった』と、よく言われるんです」

場所や部門に縛られない働き方をコロナ禍前に実践したことで、大きな働き方の変化にも対応できた、と話す熊谷さん。自身もまた、オフィスリニューアルを経て、変化することへの抵抗感がなくなったと言います。

「例えば会社で新しい仕組みを導入しようとなったとき、以前は少し腰が重かったのが、今は全く抵抗がなくなりました。『変化』というキーワードはリニューアル以前から言われていましたが、当時は変わるきっかけがなかったし、変わり方がわからなかった。オフィスリニューアルは、良いきっかけになったのかなと思います」

「立ち止まっているだけじゃなくて、常に何かを変えていかないとだめなんだと、オフィスリニューアルを通じて思いましたね」と納得した顔で話していました。自らを昔の人間と称する佐藤支店長も、現在のオフィスと以前のオフィスを比べて、時代に応じて変化することの必要性を改めて痛感しているといいます。

ビルテック仙台支店のオフィスは、20年以上変化していませんでした。しかし今、より良い働き方を実現するために常にアップデートを続けています。変わったのはオフィスだけではありません。そこで働く人の意識も変わり、組織も変わったのです。



【「働く場」の課題を解決するオフィスづくりのヒントが見つかる、コクヨ東北販売の「ライブオフィス」見学へ】

コクヨ東北販売のオフィスづくりは、実際に社員が働く場を見学できる「ライブオフィス」で体感することが出来ます。社員間のコミュニケーションだけではなく、企業のあらゆる課題を解決する空間づくりのヒントが散りばめられています。

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