「私の話し声、うるさい?」オフィスの音問題を解決して自由な働き方を!コクヨ東北販売の取り組み

【PR】リモートとオフィスを組み合わせた新しい働き方が広がる中で、オフィスの音問題が無視できないものになっています。自分が大きな音を出していないかと気になって萎縮してしまう、周りのWEB会議の音が気になって業務に集中できないなど、オフィスの音問題は、社員の働きやすさや業務の生産性にも影響を与える重要な課題です。

では、オフィスの音環境を良くするにはどうしたら良いのでしょうか?オフィスの空間づくりで組織の価値を高める「コクヨ東北販売株式会社」の吉田尊大(たかひろ)さんと、オフィスの課題を解決する技術を提供する「コクヨ株式会社 ファニチャー事業本部」の芳賀敬司(けいじ)さんに話をうかがいました。

◆自分の音が気になって好きな場所で働けない。新しい働き方で顕著化するオフィスの音問題

「『私の声が大きいからなんとかしてほしい』。お客様に話をうかがっていると、このような要望をいただくことがあります」。顧客の声に応えて多くのオフィスづくりの提案を行ってきたコクヨ東北販売の吉田さんは、オフィスの音は、周りの人だけでなく、それを出す人にとっても気になる問題だと指摘します。

【コクヨ東北販売株式会社 営業1部リーダー 吉田尊大さん】

近年、部署の垣根を越えたコミュニケーションを生み出すことを主な目的として、間仕切りや壁で仕切らない開放的なオフィスや、社員が座る場所を自由に決めるフリーアドレス制を運用するオフィスが増えています。しかし、自分の音が気になってしまうと、自由に場所を決めることを躊躇(ちゅうちょ)してしまい、部署の垣根を越えたコミュニケーションも生まれにくくなってしまいます。

「執務に集中できないという問題も顕著化してきています。あちこちでWEB会議をつなぐようになり、やたらと人の声が聞こえるようになってしまった」。そう話すのは、コクヨ東北販売が提案するオフィスづくりを技術面からサポートしてきたコクヨ ファニチャー事業本部の芳賀さん。新しい働き方が普及していく中で、周りの話し声が気になって執務に集中できない、大事な会話の音漏れが気になるなど、オフィスの音問題はこれまで以上に無視できないものになっています。

【コクヨ株式会社 ファニチャー事業本部 エリアアドバイザー/一級建築士 芳賀敬司さん】

◆コミュニケーションと集中環境を両立する音環境の設計

オフィスの音問題が顕著になっている一方で、新しい働き方にも対応した音環境を整備する取り組みも進んでいます。コクヨ東北販売では、間仕切りや壁を少なくしたオフィスでフリーアドレス制を運用。社員のコミュニケーション活性化を図りながら、集中を妨げないエリアも併設しています。コミュニケーション活性化と、周りの音が気にならない集中環境、この矛盾した要求の実現に大きな役割を果たしているのが、コクヨの「サウンドマスキング」システムです。

【サウンドマスキングシステムの概要】

サウンドマスキングは、空調に似た特殊な音を出すことで音を相殺し、会話や騒音が聞こえにくくなる「マスキング効果」を応用。プライバシー、情報漏洩対策を目的としても、医療関係、法律事務所、銀行などで採用されています。

「サウンドマスキングは間仕切りや壁を設けなくても、近くにいる人どうしでは聞こえる、離れた人には聞こえないという環境を作ることができます。フリーアドレス制の主な目的である、垣根を越えたコミュニケーションを阻害せずに集中作業の効率を上げることが可能です」と、芳賀さん。

コクヨ東北販売のオフィスでは、集中できる環境で作業に没頭する、他部署の人と垣根を越えて会話する、会議で重要な話をするなど、目的に合わせてエリアを分け、それぞれのエリアに合わせてサウンドマスキングの音量などを調節。換気性能と遮音性を備えた個室型ブース「ワークポッド」や、吸音パネルで囲まれた集中ブースを併用する形で、それぞれのエリアに最適な音環境を作り上げています。この取り組みは、実際に社員が働くオフィスを見ることができる「ライブオフィス」として、見学が可能です。

【コクヨ東北販売の執務エリアの一部。周りの音がある程度耳に入ってくるような音環境に調整されている】

【コクヨ東北販売の4階フロアの音環境を表した図。エリアごとの行動に合わせて、音環境が最適化され、矢印が進むにつれて静かになるような空間づくりになっている】

◆オフィスの価値を高めるための音環境づくり

「お客様が自分の音を気にされるのは、周りに迷惑をかけていないかと気にする気持ちがあるからだと思うんです。社員が萎縮せずに自由な働き方を実現するためには、『あなたの音は周りの迷惑にはなりませんよ』という環境を作っていくのが非常に重要なのかなと思っています」と、芳賀さん。

吉田さんは、自社のオフィスでの実践も踏まえて、エリアを分けてそれぞれに最適な音環境を作ることを推奨します。

「執務エリアは効率性を重視しつつ、音漏れをカットするブースを用意したり、一方でコミュニケーションが取りやすいリラクゼーションスペースがあったり、そうしたミックス型のオフィスをお客様には提案させていただいています」

【コクヨ東北販売のオフィスでは、サウンドマスキングに加え、吸音素材を使ったパネルブースや、換気性能と遮音性を備えた個室型ブース「ワークポッド」なども併用し、音環境を整備している】

オフィスでは、社内のコミュニケーションや他部署との連携、社員どうしの何気ない雑談から新しいアイデアが生まれることもあります。また、業務の生産性という点でも、高い集中力を維持できる環境を作ることで、家やカフェにはない価値を持たせることができます。新しい働き方が普及していく中で、オフィスにはそこでしかできないコミュニケーションや業務を行う場としての役割が求められています。音環境の整備は、これからもっと重要な課題になってくるはずです。