「空間を変えると、人の行動は変わる」社員の意識を変化させるオフィスづくりとは

【PR】「人の行動を変えるには、言葉で伝えるよりも、空間を作り変える方が効果的です」。モノ売りからコト売りへ価値転換を図ってきたコクヨ東北販売株式会社代表の岡竹博昭さんは、自社の試行錯誤を振り返って、そう話します。

　コクヨ東北販売では、新たな価値が生まれるきっかけとなる組織横断的なコミュニケーションを、オフィスづくりによって生み出してきました。人の行動を変えるオフィスづくりは「組織づくり」でもあるという岡竹さんに、新たな価値を生み出すイノベーションを起こすためのオフィスづくりについて話をうかがいました。

◆オフィスづくりで社員の行動を変えることができる

　「空間が変わると人の行動は必ず変わります。行動が変わるとおのずと意識も変わってくる。企業文化を変えていくには、空間を変えることで社員の行動を変えていくのが一番効果的だと思います」と、岡竹さん。コクヨ東北販売では、空間によって社員の行動に変化を促し、それぞれが自発的に考え、新しいアイデアが生まれるオフィスづくりを実践してきました。

　2007年からオフィスのフリーアドレス制を導入。また、フロアを部署ごとに区画するのではなく、チームの一体感や帰属意識を高める「チームビルディング」、お互いの考えを共有してアイデア出しや議論をする「チームシンキング」といった目的意識ごとに区画し、違う部署の人どうしであっても、同じ目的で席が隣り合う環境をつくりました。

　社員は毎日決まった行動を繰り返すのではなく、どの席でどのような目的意識を持って仕事に取り組むかという、自発的な選択を1日の中で何回かする必要があります。また、同じ目的意識を持って偶然隣り合わせた人どうしが部署の垣根を越えてコミュニケーションをすることで、新たな気づきやアイデアが生まれやすくなっています。

【3つの階に別れたコクヨ東北販売の4階フロアは「繋がる」がコンセプト。デスクに仕切りがなく、それぞれの顔が見渡せるようになっている】

【顔が見渡せることで、フロア内の移動時に社員同士のコミュニケーションが生まれやすくなっている】

【仕切りのないスペースの奥にある集中スペース。こうしたメリハリがあることで、仕切りのないスペースに居る人は「声をかけてもOK」という意思表示をしていることにもなり、声をかけやすくなる】

◆企業の未来をつくるには、社員の意識を変える必要がある

　激しいコスト競争、人口減少による市場の縮小などを背景に、これまでの仕事の仕方が通用しなくなっています。社員それぞれが自発的に考え、新たな市場を開拓しなくてはいけない時代になっています。しかし、東北ではそうした状況への対応に悩んでいる企業が自社も含めて少なくない、岡竹さんはそう感じているそうです。

　「企業への忠誠心が高くて決まった仕事にまじめに取り組む人が多いのに対して、今ある課題を自分ごととして捉え、その解決へ向けたチャレンジをする人はあまり多くないと感じています」。これまでの延長線で仕事をこなすことはある意味で居心地が良く、社員の意識がなかなかそこから抜け出せないことが変化を阻む要因ではないかと、岡竹さんはいいます。

　では、どうすればそうした社員の意識を変えられるのか。経営陣が「新しいことに取り組もう」というメッセージを発信して変化を促しても、果たして社員が現状の居心地の良さを手放して意識を変えるきっかけになるでしょうか。

　だからこそオフィスづくりが有効なのだと、岡竹さんは自社での試行錯誤の経験から強調します。

【小説家「ヘミングウェイ」の名を冠したスペースでの打ち合わせの様子。著名人の名前で空間に意味を与えることで、その空間に居ること、集まることの意味を社員が意識するようになる】

【和のスペース「利休」。靴を脱いで畳の小上がりに上がるという行動によって、腹を割って打ち解けるという空気を演出。年齢や役職を超えた意見交換の場として利用されている】

◆オフィスづくりは組織づくりでもある

　コクヨ東北販売はもともとオフィス家具の卸売を手掛けていた東北6県の企業が合併してできた企業です。「それまでは、お客様のご要望通りにイスや机を販売していましたが、それで本当にお客様の課題に向き合えていたかというと疑問でした。そこに我々でなければいけない価値はなかった」と、岡竹さんは当時を振り返ります。

　今は、ビジネスのあらゆる課題を解決するオフィスづくりを企業に提案しているコクヨ東北販売。モノ売りからコト売りへの価値転換に必要だったのは、実際に商品を使う顧客の課題に対して、その本質に向き合うという社員の意識改革でした。

　「『我々の会社はこうなりたいんだ』という宣言をする時に、企業の姿勢を社員の誰もがわかるものにするのがオフィスづくりだと思うんです。極端に言えば、テレワークを常態化したいならオフィスに全員分の机は置かない、とか」。岡竹さんは、「環境を変えることで、人の行動とともに意識を変えるのがオフィスづくり」だといいます。つまり、オフィスづくりは企業文化を伝える「組織づくり」でもあると。

　「企業は器であって、中にいる社員がどんな意識を持っているのか、どんなことに挑戦できるのかでその価値が決まる。社員の意識改革は企業の様々な課題解決につながっています。それがうまく行けば、他のこともドミノ倒し的に上手くいくのではないかと思います」

【機能性を重視する「モダニズム建築」の巨匠と言われるコルビジェの名が冠されたスペース。色鮮やかな素材サンプルに囲まれて、自分たちが取り組んでいる仕事の創造性と誇りを意識する空間になっている】

◆自らの試行錯誤を経て、顧客の課題の本質に向き合う

　2003年に設立されてから、仙台地区だけでも10回近くオフィスリニューアルや移転を行い、自社の課題解決に取り組んできたコクヨ東北販売。今も、オフィスづくりのアップデートが続いています。

　「弊社では、フリーアドレスがメリットだけでなく、若手の育成、部署内のコミュニケーションなどでデメリットがあることもわかってきました。ですので、曜日によってチームごとにエリアを決めるグループアドレスを実験的に導入したりといった実験もしています」。こうした取り組みは、成功もあれば、失敗も少なくないといいます。しかし、自ら取り組み、試行錯誤する。そのチャレンジで得られた成果を価値としてお客様に提案したいと、岡竹さんはいいます。

　「100社あれば100通りの課題があり、オフィスづくりに決まった答えはありません。だからこそ、まず我々がオフィスづくりで自分たちの課題解決に取組むことが、お客様が抱える課題の本質に向き合うことにつながると思っています」

ライブオフィス見学申込み

コクヨ東北販売のオフィスづくりは、実際に社員が働く場を見学できる「ライブオフィス」で体感することが出来ます。社員間のコミュニケーションだけではなく、企業の中のあらゆる課題を解決する空間づくりを提案しています。